Les comptes-rendus de réunion

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Ce site web a pour objectif de vous fournir des informations sur les comptes-rendus de réunion et vous permettre d'améliorer la manière dont vous prenez vos notes en cours de réunion et créez le compte-rendu final.

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Qu'est-ce qu'un compte-rendu de réunion ?

Un compte-rendu est une trace écrite des activités et des discussions menées durant une réunion ou rencontre. Généralement, l'un des participants ou un secrétaire désigné au début de la réunion est chargé de prendre des notes durant la rencontre, puis de les vérifier une fois la rencontre terminée avant d'envoyer le compte-rendu final. Vous trouverez ci-dessous des conseils et astuces qui vous permettront de créer vos comptes-rendus le plus efficacement possible.

Pourquoi le compte-rendu est-il important ?

Le compte-rendu est un outil indispensable à toute organisation, dans le sens où il permet de convertir les réunions menées en plans d'action concrets, tout en assurant la transparence du processus de prise de décision. De nombreuses organisations sont tenues de respecter des exigences de conformité démontrant qu'elles exercent leurs activités de manière transparente et responsable en sauvegardant et en archivant leurs comptes-rendus selon une procédure normalisée. Selon les cas, un compte-rendu peut contenir :

  La rédaction d'un compte-rendu complet et soigné et son archivage électronique garantissent que vous tirerez le plus grand parti possible de vos réunions.

Les formats de comptes-rendus de réunion

Lorsque vous établissez le cadre à adopter pour vos comptes-rendus de réunion, vous devez déterminer le type de format le plus adapté à votre organisation, la méthode à utiliser pour créer le compte-rendu et comment l'archiver. Selon que vous cherchez à capturer les informations provenant d'une réunion de conseil administratif ou d'une réunion de comité par exemple, vous pouvez préférer un type de format plutôt qu'un autre. Généralement, un compte-rendu s'appuie sur l'un des trois formats suivants :

  •   Compte-rendu des actions
  •   Compte-rendu des discussions
  •   Compte-rendu verbatim

  Cliquez ici pour en savoir plus sur les formats de comptes-rendus.

Comment créer un compte-rendu de réunion

Si vous êtes chargé de prendre des notes pendant une réunion en vue d'en rédiger le compte-rendu, vous devrez commencer à vous préparer et à vous organiser bien avant le début de la réunion. Vous devrez demander à l'animateur ou au président de séance exactement ce qui est attendu de vous, établir le format de compte-rendu à utiliser et déterminer si vous aurez à gérer des motions, des votes, des tours de table ou des mesures de suivi. Dans le cas de réunions de conseil, consultations publiques et ainsi de suite, il se peut que vous soyez amené à suivre les règles de Robert. Une prise de notes efficace peut être subdivisée en trois étapes :

  Cliquez ici pour en savoir plus sur la prise de notes

Le processus d'approbation du compte-rendu

La plupart des réunions prennent place dans un cadre participatif où les intervenants s'accordent sur des décisions et se chargent de responsabilités en coopération. De ce fait, il est important que le compte-rendu de ces réunions soit approuvé par tous les participants, ce qui se produit généralement au début de la réunion suivante.

approbation-du-compte-rendu

Il est fréquent que le président de séance, l'organisateur ou le secrétaire souhaite apporter des modifications aux notes prises durant la réunion pour clarifier un point ou le détailler. Cette pratique peut toutefois être imprudente dans la mesure où différents intervenants ont parfois une perception assez différente d'un même sujet. Il est donc préférable de veiller à ce que le secrétaire ou l'organisateur résume chaque discussion au cours de la réunion, pour garantir qu'un consensus a effectivement été atteint.

Si la nature de la réunion le permet, le secrétaire peut également choisir d'afficher les notes au fur et à mesure de leur capture sur projecteur, de façon à ce que les intervenants puissent éventuellement signaler leur désaccord. L'utilisation d'un document Word ou d'un logiciel de gestion de réunion spécialisé facilite cette opération. Si vous décidez de modifier le compte-rendu à l'issue de la réunion, il est important de le faire le plus tôt possible, pendant que le souvenir en est encore récent.

Il est aussi utile de distribuer le compte-rendu aux intervenants le plus rapidement possible après la réunion, pour garantir que les mesures de suivi seront effectuées rapidement.