Meeting-Protokolle

Willkommen bei Meetingminutes.com

Diese Seite enthält wertvolle Informationen zum Thema Meeting-Protokolle und hilft Ihnen, die Prozeduren zu den Meeting-Protokollen in Ihrem Unternehmen zu optimieren.

meeting minutes

Was sind Meeting-Protokolle?

Meeting-Protokolle und -Notizen sind eine direkte Niederschrift aller Diskussionen, Entscheidungen und Aktionen, die während des Meetings oder Hearings stattgefunden haben. Oft wird das Protokoll während des Meetings von einem dazu bestimmten Protokollführer geführt, der die Notizen auch nach dem Meeting korrekturliest und das endgültige Protokoll fertigt. Hier einige Tipps und Tricks zum effizienten Führen von Meeting-Protokollen.

Warum sind Protokolle wichtig?

Meeting-Protokolle sind essentiell für Unternehmen, damit Meetings auch tatsächlich in Aktionsplänen umgesetzt werden und damit ein transparenter Entscheidungsfindungsprozess gewährleistet ist. Viele Unternehmen müssen gesetzliche Vorschriften durch Aufzeichnung und Archivierung von Protokollen erfüllen, um die Geschäfte transparent und rechenschaftspflichtig abzuwickeln. Das Protokoll sollte enthalten:

  Saubere Sitzungsprotokolle und elektronische Archivierung sorgen dafür, dass Sie mehr aus Ihren Sitzungen herausholen.

Meeting-Protokollformate

Wenn Sie die Infrastruktur fürs Protokoll einrichten, müssen Sie entscheiden, welches Protokollformat für Ihr Unternehmen am besten passt, wie das Protokoll geführt und wie Protokolle archiviert werden sollen. Unter Umständen müssen Sie verschiedene Meeting-Protokollformate verwenden, abhängig davon, ob Sie das Protokoll einer Vorstandssitzung oder das einer Ausschusssitzungen führen. Es gibt grundsätzlich drei Protokollformate:

  •   Ergebnisprotokoll
  •   Verlaufsprotokoll
  •   Wörtliches Protokoll

  Hier finden Sie mehr zu Protokollformaten.

Wie man Meeting-Protokolle führt

Wenn Sie als Protokollführer gewählt werden, ist es wichtig, sich vor dem Meeting vorzubereiten und zu organisieren. Sie müssen den Vorsitzenden fragen, was von Ihnen während des Treffens erwartet wird. Sie müssen festlegen, welches Protokoll format verwendet werden soll und ob Sie sich dabei um Anträge, Aktionselemente oder Abstimmungen kümmern müssen. Sie müssen möglicherweise die Robert’s Rules of Order für Vorstandssitzungen, öffentliche Anhörungen etc. verwenden. Effiziente Aufzeichnungen können in die folgenden vier Schritte unterteilt werden:

  Erfahren Sie mehr darüber, wie man Protokoll führt

Protokoll-Genehmigungsprozess

Die meisten Meetings werden in einem demokratischen Umfeld durchgeführt, in dem die Teilnehmer Entscheidungsfindungen und Rechenschaftspflichten teilen. Daher sollten Protokolle genehmigt werden, was typischerweise am Anfang der folgenden Sitzung geschieht.

minutes approval process

Manchmal kann der Vorsitzende, Sekretär oder Protokollführer die Aufzeichnungen des Meetings festlegen bzw. erarbeiten. Das kann allerdings riskant sein, da die Wahrnehmung eines Gesprächs oft von den einzelnen Interessengruppen unterschiedlich wahrgenommen wird. Deshalb ist es meist besser, dass der Protokollführer oder der Vorsitzende die gemachten Notizen während der Sitzung direkt anzeigt, um die wichtigsten Punkte und Vereinbarungen zusammenzufassen.

Der Protokollführer könnte z.B. die Aufzeichnungen live auf einem Projektor oder Bildschirm anzeigen, es sei denn, das Treffen ist eine öffentliche Anhörung, Vorstandssitzung, Kongressversammlung usw., wo dies nicht angemessen wäre. Wenn Sie der Protokollführer sind, verwenden Sie ein Word-Dokument mit dem passenden Protokollformat oder gleich ein Protokoll-Softwareprogramm, das bei der Anzeige der Live-Anzeige der Notizen behilflich ist. Das Protokoll sollte gleich nach dem Meeting bearbeitet werden, während die Teilnehmer sich noch erinnern können, was geschehen ist.

Es ist sinnvoll, das Protokoll kurz nach dem Meeting an die Teilnehmer zu verteilen, um sicherzustellen, dass die dort festgelegten Aktionen auch zeitnah durchgeführt werden können.