Comparatif de logiciels professionnels de rédaction de comptes-rendus

De nombreux logiciels de rédaction de comptes-rendus fondés sur le Cloud ont été développés au cours des dernières années. Désignés aussi parfois par l'appellation "logiciels de gestion de réunion", ces outils sont conçus pour vous aider à accomplir les étapes de préparation à la réunion, la prise de notes, la distribution et l'archivage du compte-rendu. De plus, ces outils sont capables de gérer les tâches résultant des réunions menées, et d'en assurer le suivi.

Bien qu'il existe des logiciels s'adressant particulièrement aux besoins des municipalités ou conseils d'administration, ce comparatif examine des outils conçus en vue d'un usage professionnel général au niveau du management de l'entreprise, nommément : MeetingKing, Less Meeting, Lucid Meetings et MeetingBooster.

Comparatif des logiciels de rédaction de compte-rendu

  Meeting Booster Less Meeting Meeting King Lucid Meeting
Intégration avec les systèmes de messagerie
Outlook 5 2 3 1
Gmail 3 2 4 4
Autre 2 3 2 3
Préparation de réunion
Résolution des conflits de planification des participants 3 1 0 0
Ordre du jour
     Répartition du temps disponible 5 0 0 0
     Identification des présentateurs 5 1 1 1
     Modèles d'ordre du jour 3 4 0 3
     Procédure d'approbation de l'ordre du jour avec contrôle des versions 4 0 0 0
Tâches de préparation à la réunion 4 0 0 1
éries de réunion 4 3 3 2
Conduite de réunion
Assignation des rôles 4 3 0 0
Relevé de présence 3 4 3 0
Prise de notes (contributions de chaque participant) 5 3 3 0
Conclusions (décisions) 4 4 4 4
Allocation des tâches 4 5 4 4
Outils de réunion (vote, pour / contre, classement etc.) 4 0 0 0
Activités post-réunion
Création automatique du compte-rendu de réunion 5 3 4 3
     Contrôle d'accès 5 0 3 3
     Page de signatures 4 0 0 0
Insertion du logo de la société 3 1 1 1
Archivage du compte-rendu 4 3 3 2
Procédure d'approbation du compte-rendu avec contrôle des versions 4 0 0 0
Gestion des documents 3 3 3 3
Gestion des tâches 4 4 4 3
Rappels 4 3 3 3
Recherches au sein du compte-rendu 3 2 3 3
     Fusion / Enregistrement des résultats 4 0 0 0
Système de gestion des tâches
Synchronisation des tâches avec Outlook 5 0 0 0
Exportation de la liste des tâches (CSV ou Excel) 4 4 4 3
Projets 4 3 0 0
Rapports d'état des tâches 4 0 1 0
Rappels de tâches 5 4 3 3
Permissions de tâches personnalisables 5 0 0 0
Système de permissions des utilisateurs
Permissions des utilisateurs / Hiérarchie des utilisateurs / Rôles de sécurité 5 0 1 2
Journal d'audit 3 0 0 0
Hébergement
Hébergement sur le Cloud 5 3 3 3
Hébergement sur site local 5 0 0 0
Tableaux analytiques des réunions
ICP / Coûts des réunions / Rapports de présence / Rapports d'opportunités 5 0 1 0
Système d'évaluation
Evaluation des réunions / Zones d'ombre / Points forts 5 0 0 0
Total 160 70 64 58

Préparation à la réunion

Lorsque vous planifiez une réunion à l'aide de l'un de ces outils, leur niveau d'intégration avec votre système de messagerie et de calendrier est un facteur important. MeetingKing et Less Meeting offrent un bon niveau d'intégration avec Google Agenda/Gmail et MeetingBooster est étroitement intégré avec Microsoft Outlook. Non seulement cette intégration avec les systèmes existants facilite l'adoption de ces solutions au sein de l'entreprise, mais elle assure la synchronisation des invitations et des tâches de suivi avec le système de messagerie en place. Lucid Meetings et MeetingKing fournissent des Assistants d'aide au démarrage.

Les quatre outils étudiés incluent un éditeur d'ordre du jour qui facilite la création du plan de l'ordre du jour, essentiel pour la rédaction d'un compte-rendu efficace au cours de la réunion, ainsi que l'incorporation de toutes les pièces jointes pertinentes. Lucid Meetings, MeetingKing et MeetingBooster proposent des modèles d'ordre du jour. Ces outils vous permettent de capturer toutes les informations requises par les formats, action minutes and verbatim minutes, which is easier with MeetingBooster.

Comment créer un ordre du jour avec MeetingBooster et MeetingKing

MeetingBooster

MeetingBooster

MeetingKing

MeetingKing

Prise de notes durant la réunion

Bien qu'il vous faudra une période d'apprentissage pour vous familiariser avec le logiciel de rédaction d'ordre du jour de votre choix, vous en tirerez très rapidement profit et maîtriserez la prise de notes sans aucune difficulté. Plusieurs des outils étudiés vous permettent d'établir un relevé des présences au début de la réunion.

En vous laissant guider par l'ordre du jour, vous pourrez capturer les discussions, noter les décisions prises et assigner les mesures de suivi à leurs propriétaires. Lucid Meetings intègre un forum de discussion et une file d'attente de prise de parole. MeetingBooster propose des outils de vote, d'évaluation pour / contre et de classement. Tous les outils considérés vous permettent de différer des sujets de discussion pour les inclure dans une réunion future. De même, tous les outils vous permettent d'assigner les tâches de suivi aisément, sans devoir commencer par les recréer dans un autre logiciel.

De façon générale, la création d'un compte-rendu à l'aide de l'un de ces outils de création semble préférable à l'usage d'un document Word traditionnel.

Distribution et archivage du compte-rendu

Dans les quatre logiciels examinés, la création du compte-rendu est automatique. Les résultats obtenus sont toutefois très différents.

Lucid Meetings se repose sur un style de messagerie n'offrant que très peu d'options de formatage, d'où une présentation du compte-rendu manquant de lisibilité. MeetingKing, MeetingBooster and Less Meeting disposent tous de styles de compte-rendu applicables automatiquement, Less Meeting et MeetingBooster comportant le plus d'options. MeetingBooster permet aussi l'ajout d'une page de garde personnalisée, l'ajout d'une page de signatures et l'insertion d'un logo, et propose des formats adaptés aux comptes-rendus des discussions et aux comptes-rendus des actions.

Les quatre logiciels vous permettent de vérifier et de modifier les comptes-rendus obtenus. Pour respecter les pratiques recommandées en matière de gestion de réunion, MeetingBooster ne permet la modification que pendant les 14 jours suivant la réunion, tandis que les autres outils n'exercent aucun contrôle. Less Meeting, Meeting King et MeetingBooster assurent la distribution du compte-rendu sous forme de document PDF, alors que Lucid Meetings l'incorpore au contenu d'un message.

Une fonctionnalité importante de ces outils est l'archivage automatique des fichiers, éliminant ainsi tout risque d'erreur humaine, en particulier si vous devez respecter des normes réglementaires en matière d'archivage. Seuls Lucid Meetings et MeetingBooster disposent de fonctions de recherche avancées permettant le repérage d'informations particulières au sein des comptes-rendus archivés.

Toutes les solutions étudiées proposent l'hébergement des données sur le Cloud, Less Meeting et MeetingBooster faisant tous deux appel à Microsoft Azure. En termes de mise en œuvre en entreprise, il est important de noter que MeetingBooster peut être installé sur site local, dispose d'un système de permissions personnalisables et autorise la synchronisation avec Active Directory pour les déploiements à grande échelle.

Mesures de suivi

Pour tirer le maximum de profit de vos réunions, vous pouvez convertir vos décisions en mesures de suivi. Toutes les solutions examinées vous permettent de distribuer des tâches et d'en assurer le suivi. Répertoriées dans le compte-rendu, les tâches sont également envoyées séparément à leurs propriétaires, par exemple via la messagerie. Pour une gestion des tâches plus poussée, MeetingBooster inclut un système de gestion des tâches avancé, intégré de manière transparente avec la liste de tâches de Microsoft Outlook.

Conclusion

MeetingKing, Lucid Meetings et Less Meeting sont des outils tout à fait adaptés aux organisations de petite taille, telles une association de quartier ou un club de sport. Vous pouvez télécharger ces outils à partir du site web de leurs concepteurs et les essayer instantanément. Si vous êtes à la recherche d'une solution d'entreprise, plutôt que de développer votre propre logiciel de gestion de réunion en interne ou de faire appel aux macros SharePoint, MeetingBooster est une solution évolutive et personnalisable.

Proposant une gamme de fonctions beaucoup plus étendue, MeetingBooster est plus coûteux, mais la société d'édition propose des licences sites pour les déploiements à grande échelle. Comme MeetingBooster requiert une phase de configuration, vous devez commencer par contacter MatchWare pour établir un compte de démonstration. Toutefois, si vous souhaitez juste faire une exploration préliminaire de la gestion de réunion, vous pouvez essayer l'un des autres outils immédiatement. Bonne exploration !