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Meeting-Protokollsoftware
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Im Laufe der Jahre wurden viele Cloud-basierende Protokollsoftware-Services entwickelt. Auch manchmal als Meeting-Management-Software bezeichnet, wurden sie entworfen, um Ihnen bei der Vorbereitung, dem Führen und der Verteilung und Archivierung der Protokolle zu helfen. Darüber hinaus können diese Werkzeuge Aktionselemente für Meetings verarbeiten.
Es gibt Software speziell für u.a. Vorstandssitzungen oder Gemeinden, allerdings wollen wir uns in dieser Übersicht auf Protokollsoftware für allgemeine Business-Meetings auf Management-Ebene beschränken und werden uns dabei MeetingKing, LessMeeting, LucidMeeting und MeetingBooster anschauen.
Protokollsoftware - Vergleichstabelle
| |
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 |
| Integration in E-Mail-Systeme |
| Outlook |
5 |
2 |
3 |
1 |
| Gmail |
3 |
2 |
4 |
4 |
| Andere |
2 |
3 |
2 |
3 |
| Vorbereiten des Meetings |
| Termin-Konfliktdetektor |
3 |
1 |
0 |
0 |
| Agenda |
|
|
|
|
| Zeitverteilung |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Referenten-Ident |
5 |
1 |
1 |
1 |
| Agenda-Vorlagen |
3 |
4 |
0 |
3 |
| Agenda-Genehmigungsprozess mit Versionskontrolle |
4 |
0 |
0 |
0 |
| Vorbereitende Aufgaben |
4 |
0 |
0 |
1 |
| Meeting-Serien |
4 |
3 |
3 |
2 |
| Während des Meetings |
| Rollen- (Funktions-)zuweisung |
4 |
3 |
0 |
0 |
| Anwesenheitsprüfung |
3 |
4 |
3 |
0 |
| Notizen (Teilnehmer-zugewiesen) |
5 |
3 |
3 |
0 |
| Ergebnis-Statements (Entscheidungen) |
4 |
4 |
4 |
4 |
| Aufgabenzuweisung |
4 |
5 |
4 |
4 |
| Meeting-Tools (Abstimmen, Pro/Kontra, Bewerten etc.) |
4 |
0 |
0 |
0 |
| Nach dem Meeting |
| Meeting-Protokoll (auto-generiert) |
5 |
3 |
4 |
3 |
| Zugriffskontrolle |
5 |
0 |
3 |
3 |
| Signatur-Seite |
4 |
0 |
0 |
0 |
| Firmenlogo einbinden |
3 |
1 |
1 |
1 |
| Protokoll-Archiv |
4 |
3 |
3 |
2 |
| Protokoll-Genehmigungsprozess mit Versionskontrolle |
4 |
0 |
0 |
0 |
| Dokument-Management |
3 |
3 |
3 |
3 |
| Aufgabenmanagement |
4 |
4 |
4 |
3 |
| Erinnerungen |
4 |
3 |
3 |
3 |
| Protokolle suchen |
3 |
2 |
3 |
3 |
| Ergebnisse kombinieren/speichern |
4 |
0 |
0 |
0 |
| Aufgabenmanagement-System |
| Aufgabensynchronisation mit Outlook |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Export von Aufgabenlisten (CSV oder Excel) |
4 |
4 |
4 |
3 |
| Projekte |
4 |
3 |
0 |
0 |
| Berichte zum Aufgabenstatus |
4 |
0 |
1 |
0 |
| Aufgaben-Erinnerungen |
5 |
4 |
3 |
3 |
| Anpassbare Aufgaben-Berechtigungen |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Nutzer-Berechtigungssystem |
| Nutzerberechtigung/Nutzerhierarchie/Sicherheitsfunktionen |
5 |
0 |
1 |
2 |
| Audit Logs |
3 |
0 |
0 |
0 |
| Hosting |
| Cloud Hosting |
5 |
3 |
3 |
3 |
| Vor Ort-Hosting |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Meeting Analyse |
| KPI/Meeting Kosten/Teilnehmerberichte/Gelegenheiten-Berichte |
5 |
0 |
1 |
0 |
| Feedback-System |
| Meeting-Bewertungen/Blinde Flecken/Verborgene Stärken |
5 |
0 |
0 |
0 |
| Gesamt |
160 |
70 |
64 |
58 |
Meeting-Vorbereitung
Bei der Planung Ihrer Meetings mit Protokollsoftware ist ein wichtiger Faktor, ob und inwieweit diese in Ihrem aktuellen E-Mail- und Kalender-System integrierbar ist. MeetingKing und LessMeeting bieten eine gute Integration in Google Kalender/Gmail, MeetingBooster eine umfassende Integration in Outlook. Die Integration erleichtert die Akzeptanz der Softwarelösungen und synchronisiert Besprechungseinladungen und Aktionselemente mit dem entsprechenden E-Mail-System. LucidMeeting und MeetingKing bieten dabei Assistenten, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Alle vier Produkte enthalten einen Agenda-Editor, der es einfach macht, einen Agenda-Entwurf zu erstellen und Dateien anzuhängen. Die Agenda-Übersicht ist für effiziente Protokolle während der Sitzungen unerlässlich. LucidMeeting, MeetingKing und MeetingBooster bieten Agenda-Vorlagen an. Die Protokolle Software-Tools erlauben Ihnen, Aufzeichnungen zu machen, die für Verlaufs, Ergebnis und wörtliche Protokolle erforderlich sind, was im Übrigen mit MeetingBooster am einfachsten ist.
So erstellen Sie ein Protokoll mit MeetingBooster und MeetingKing
MeetingBooster
MeetingKing
Führen des Protokolls während des Meetings
Obwohl Sie sich natürlich erst einmal mit dem ausgewählten Protokolle Softwareprodukt vertraut machen müssen, werden Sie schnell davon profitieren und lernen, Notizen zu erfassen. Beim Start des Meetings unterstützen Sie viele dieser Tools auch während der Teilnehmer-Aufrufe.
Mit der Agenda als Grundlage können Sie Diskussionen und Entscheidungen erfassen und Aktions-Elemente zuordnen. LucidMeeting bietet während des Meetings ein Chat-Forum und eine Redner-Warteschlange. MeetingBooster bietet Voting, Pro/Kontra und Abstimmungs-Tools an. Sie können Themen in allen Protokollsoftware-Tools parken und sie dann in zukünftigen Meetings eingliedern. Die Zuweisung von Aufgaben ist in allen vier Besprechungswerkzeugen einfach. Der große Vorteil dabei ist, dass keinerlei Aktionen doppelt notiert oder ausgeführt werden müssen.
Insgesamt schien es uns, als seien diese Werkzeuge die deutlich bessere Alternative zum traditionellen Word-Dokument, wenn es um das Führen von Protokollen geht.
Verteilen und Archivieren der Protokolle
Nach dem Meeting werden die Protokolle automatisch generiert. Allerdings waren die Ergebnisse der vier Programme hier sehr unterschiedlich. LucidMeeting nutzte einen E-Mail-Stil mit minimaler Formatierung und machte die Überprüfung ziemlich schwer. MeetingKing, MeetingBooster und Less Meeting formatieren die Protokolle automatisch, wobei LessMeeting und MeetingBooster mehr Optionen bieten. MeetingBooster hatte Optionen für das Hinzufügen Ihres Logos, eines Deckblatts, einer Signatur-Seite sowie Formate für Verlaufs- und Ergebnisprotokoll.
Das Bearbeiten und Korrekturlesen der Protokolle ist in allen Programmen möglich. MeetingBooster ermöglicht eine Bearbeitung in bis zu 14 Tagen nach dem Meeting, während die anderen Tools das Meeting einfach offenlassen. Die Verteilung von Protokolle erfolgt in LessMeeting, Meeting King und MeetingBooster über ein PDF-Dokument. LucidMeeting generiert das Protokoll in E-Mail-Form.
Ein wichtiges Merkmal in diesen Protokolle Software-Tools ist die automatische Archivierung von Dateien, was menschliche Fehler vermeidet, insbesondere, wenn Sie Protokolle speichern müssen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu erfüllen. Die Suche nach Protokolle kann mit LucidMeeting und MeetingBooster sehr einfachdurchgeführt werden, da beide erweiterte Suchfunktionen haben.
Alle Softwarelösungen bieten Cloud-Hosting; LessMeeting und MeetingBooster arbeiten dabei beiden mit Microsoft Azure. Aus einer Enterprise-Perspektive ist es wichtig zu beachten, dass MeetingBooster vor Ort installiert werden kann, ein anpassbares Berechtigungssystem hat und für großflächigen Einsatz mit dem Active Directory synchronisiert werden kann.
Aktionselemente
Um das Optimum aus Meetings herauszuholen, müssen Entscheidungen in Aktionspläne umgesetzt werde. Alle Lösungen ermöglichen es, Aktionselemente zu verteilen und entsprechende Aufgaben zu aktualisieren. Aktionselemente werden im Protokoll aufgelistet, werden aber separat verteilt, zum Beispiel per E-Mail. Für fortgeschrittenes Aufgaben-Handling bietet MeetingBooster ein umfassendes Aufgaben-Management-System mit nahtloser Synchronisation zur Outlook-Aufgabenliste.
Fazit
MeetingKing, LucidMeeting und LessMeeting sind sehr brauchbare Tools für kleinere Organisationen wie lokale Institutionen oder Sportvereine. Sie können diese Tools direkt herunterladen und ausprobieren. MeetingBooster dagegen ist eine anpassbare und skalierbare Lösung, wenn Sie nach einer Unternehmenslösung suchen, anstatt ein Meeting-System im Haus zu erstellen oder SharePoint-Makros zu verwenden. MeetingBooster bietet viele zusätzliche Features und ist daher prinzipiell höher im Preis, wobei das Unternehmen auch Standortlizenzen für große Einsätze anbietet. Da MeetingBooster speziell konfiguriert werden muss, müssen Sie sich mit MatchWare in Verbindung setzen, um ein Demo-Konto einzurichten. Allerdings können Sie, um das Prinzip zu testen, auch eines der anderen Tools verwenden, das direkt einsetzbar ist. Viel Spaß beim Ausprobieren.
Meeting-Protokoll führen mit MeetingBooster