Meeting-Formate

Wenn Sie für ein Meeting Protokolle führen oder Notizen machen, können Sie zwischen mehreren Protokollformaten wählen. Protokolle sind die offiziellen, schriftlichen Aufzeichnungen zu Ihrem Meeting. Protokolle sollten weniger eine Aufzeichnung der Diskussionen sein, die stattgefunden haben, sondern eher die Vereinbarungen und Entscheidungen für jedes Thema darstellen (es sei denn, Sie verwenden das wörtliche Protokoll). Das von Ihnen gewählte Protokoll-Layout kann von der Art des Meetings und von den Vorgaben seitens Ihrer Organisation abhängen. Hier ist eine kurze Beschreibung einiger gängiger Protokollformate.

meeting minutes formats

Substantive Meeting-Formate

Ergebnisprotokoll

Ergebnis- oder Entscheidungsprotokolle lassen alle Diskussionen weg, die zu einer Entscheidung geführt haben wurden und beschränken sich auf die sich daraus ergebenden Schlussfolgerungen und/oder Maßnahmen zum Thema. Die Ergebnisprotokolle bieten einen Überblick über die Entscheidungen während eines Meetings. Mit Ergebnisprotokollen wird u.a. oft bei Vorstandssitzungen, Beratungen oder Hearings gearbeitet. Wenn Sie Ausschusssitzungen, Management-Meetings, Mitarbeiter-Meetings oder ähnliches durchführen, sollten Sie sich dagegen für ein Verlaufsprotokoll entscheiden. Hier sind einige kostenlose Action-Vorlagen:

Ergebnisprotokolle hier herunterladen

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Verlaufsprotokoll

Verlaufsprotokolle sind Aufzeichnungen über den Konsens der Diskussionen, die zu den Entscheidungen und Entscheidungen / Maßnahmen führen. Verlaufsprotokolle werden in den meisten Fällen empfohlen. Der Protokollführer sollte wichtige, von der Gruppe gemachte Statements notieren und alle persönlichen Kommentare unterlassen. Der Vorsitzende des Meetings kann dem Protokollführer helfen, indem er Diskussionen zusammenfasst, bevor er zum nächsten Thema übergeht. Alternativ kann der Protokollführer seine Notizen auf einem Projektor anzeigen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer mit den gemachten Aufzeichnungen einverstanden sind. Hier sind einige kostenlose Vorlagen:

Verlaufsprotokolle hier herunterladen

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Wörtliches Protokoll

Wörtliche Protokolle sind, wie der Name schon sagt, Wort für Wort schriftlich festgehaltene Äußerungen der Teilnehmer während des Meetings. Wörtliche Protokolle sind deshalb oft sehr langwierig und nur schwer zu überblicken. Sie werden nur selten verwendet, z.B. wenn es gesetzlich vorgeschrieben ist, etwa in öffentlichen Anhörungen oder Kongressen.

Das Erfassen von wörtlichen Protokollen ist schwierig für den Protokollführer, deshalb kann das Aufnehmen der Konversation mittels Mikrofon äußerst hilfreich sein. Im Gegensatz zu Ergebnis- oder Verlaufsprotokollen konzentrieren sich wörtliche Protokolle auf Einzelkommentare und nicht auf den allgemeinen Konsens.

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Hier finden Sie zahlreiche Tipps und Tricks dazu, wie man Protokolle führt
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