Comment créer un compte-rendu
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L'objectif d'un compte-rendu de réunion est de fournir une trace fiable et concrète des propos échangés durant une réunion. Particulièrement utile pour les personnes n'ayant pas pu participer à la réunion, le compte-rendu résume les décisions prises, les mesures arrêtées et le résultat des votes ou tours de table effectués. Un compte-rendu sert à convertir une série de discussions en plan d'action concret, tout en assurant la transparence des activités de l'entreprise. Il présente aussi les conclusions susceptibles d'influencer d'autres domaines de l'entreprise. La création et l'efficacité du compte-rendu sont donc des aspects importants, qu'il convient de ne pas négliger.
Les 3 étapes de la réalisation d'un compte-rendu :
Préparation
ORGANISATION
Commencez par définir un système de classification pour l'archivage de vos ordres du jour, pièces jointes et comptes-rendus, pour faciliter le repérage des informations par les toutes les parties concernées. Par exemple :
| OJ-CM-180117 |
(Ordre du jour, Comité, Date) |
| OJ-CS-200117 |
(Ordre du jour, Conseil, Date) |
| CR_CM_200517 |
(Compte-rendu, Comité, Date) |
| CR_CS_210517 |
(Compte-rendu, Conseil, Date) |
Tip Le système de classification et d'archivage à adopter peut être dicté par les normes documentaires en vigueur dans votre entreprise.
Renseignez-vous auprès de l'organisateur de la réunion sur son niveau de formalité, et sur les résultats escomptés. Dans certains cas, tels les réunions de conseil, vous pourrez avoir à gérer motions, votes et ainsi de suite. Demandez à l'organisateur les noms des personnes susceptibles de proposer des motions, de les appuyer et ainsi de suite. Vérifiez si vous devez appliquer les règles de Robert et/ou si vous devez adopter un format de compte-rendu particulier, sachant que le format le plus couramment utilisé est le compte-rendu des discussions.
Création de l'ordre du jour
Servez-vous du format de compte-rendu sélectionné pour créer un ordre du jour clair et concis. Cet ordre du jour vous fournira un cadre précieux vous permettant de capturer les notes plus rapidement durant la réunion.
- Si le niveau de formalité de la réunion le permet, demandez à l'organisateur, au président de séance et aux participants leur aide sur la liste des sujets de discussions à aborder ou sur la formulation des motions.
- Le cas échéant, incluez dans l'ordre du jour les motions ou sujets différés lors des réunions précédentes.
- Incluez tous les fichiers et documents pertinents de façon à ce que les participants puissent en prendre connaissance avant la réunion.
- Veillez à ce que l'ordre du jour favorise la prise de décisions.
- Vérifiez le niveau de progression des activités en cours avant la réunion.
La plupart des logiciels de rédaction de comptes-rendus intègrent un module spécifique dédié à la préparation de l'ordre du jour, mais vous pouvez également faire appel à un modèle Word. Certains outils facilitent la collaboration entre co-organisateurs et participants, ce qui peut être pratique si la nature de la réunion autorise une création participative de l'ordre du jour.
Prise de notes durant la réunion
La prise de notes pendant une réunion est une responsabilité importante qui peut être intimidante, mais l'assurance que vous disposez d'un ordre du jour solide sur lequel vous appuyer est d'un grand secours. Une fois l'ordre du jour approuvé par l'organisateur, vous êtes prêt à aborder la réunion. Les conseils ci-dessous vous aideront à prendre des notes efficaces pendant la réunion :
- Commencez par faire un relevé des présences et absences.
- Concentrez-vous sur les points principaux et sur les décisions prises par le groupe plutôt que sur les opinions individuelles. Toutefois, dans les réunions informelles courantes, il peut être utile de capturer certains commentaires individuels.
- Veillez à rester objectif et cohérent, aussi bien dans le contenu que dans la mise en forme des notes.
- Etant responsable du compte-rendu, c'est à vous qu'il revient d'obtenir les clarifications nécessaires le cas échéant. Veillez à ce que le président de séance résume à voix haute les décisions prises à l'issue de chaque discussion.
- Si la nature de la réunion le permet, vous pouvez choisir de projeter les notes sur grand écran pour que les participants puissent confirmer leur accord immédiatement.
- Assignez les tâches requises dès que la décision connexe est prise.
- Indiquez la date des réunions futures à prévoir.
Finalisation, distribution et archivage du compte-rendu
Une fois la réunion terminée, il est important de distribuer le compte-rendu aux participants et aux parties intéressées de façon à ce que les mesures de suivi puissent être effectuées :
- Si le président de séance ou vous-même modifiez le compte-rendu après la réunion à des fins de clarification, veillez à ne pas déformer le sens des discussions menées et des décisions prises.
- Si vous devez apporter des modifications au compte-rendu, faites-le le plus tôt possible après la réunion, pendant que vous en gardez encore un souvenir précis.
- Si vous devez distribuer le compte-rendu avant qu'il ne soit approuvé, veillez à indiquer dans son en-tête la mention "Non approuvé" ou "En cours d'approbation".
- Si possible, envoyez les tâches assignées à leurs propriétaires à l'aide d'un logiciel vous permettant d'assurer leur suivi. Envisagez par exemple d'utiliser Microsoft Outlook ou un logiciel de rédaction de compte-rendu
- Veillez à archiver le compte-rendu, particulièrement s'il s'agit d'une obligation légale. Faites appel à un disque partagé, un système de gestion documentaire ou un logiciel de gestion de réunion d'entreprise tel MeetingBooster
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