Wie man Protokolle führt

Meeting-Protokolle dienen dazu, in einer genauen und greifbaren Aufzeichnung das festzuhalten, was in einem Meeting stattgefunden hat. Protokolle dienen als Referenz für Teilnehmer und andere Mitglieder, die nicht an Entscheidungen, Maßnahmen und Abstimmungsergebnissen teilnehmen konnten. Protokolle machen aus Diskussionen konkrete Aktionspläne und schaffen eine Transparenz bzgl. Der Durchführung von Geschäften. Sie zeigen auch Ergebnisse, die sich auf andere Projekte im gesamten Unternehmen auswirken könnten. Daher ist es wichtig, sich für effektive Protokolle einzusetzen:

Protokolle führen in 3 Schritten:

Vorbereitung

Organisieren

Beginnen Sie mit der Erstellung eines klaren Beschriftungssystems für die Archivierung Ihrer Agenda, Anhänge und Protokolle. Dies hilft den Teilnehmern und Stakeholdern, zu einem späteren Zeitpunkt relevante Informationen zu finden. Zum Beispiel:

AG-KM-180117 (Agenda, Komitee, Datum)
AG-VS-200117 (Agenda, Vorstandssitzung, Datum)
PRO_KM_200517 (Protokoll, Komitee, Datum)
PRO_VS_210517 (Protokolle, Vorstandssitzung, Datum)

  Möglicherweise müssen Sie sich an ein bestehendes, internes Archivierungssystem oder Dokumentenverwaltungssystem halten.

Format des Protokolls auswählen

Sprechen Sie mit dem Vorsitzenden oder Mitorganisator über den Grad der Formalität des Treffens und das erwartete Ergebnis. In einigen Besprechungen, wie z. B. Vorstandssitzungen, werden Sie mit Anträgen, Abstimmungen usw. umgehen. Sie sollten den Vorsitzenden nach den Namen derjenigen fragen, die Anträge machen oder dabei sekundieren. Sie müssen wissen, ob Sie Robert’s Rules folgen und/oder welches Meeting-Format Sie verwenden. Am häufigsten verwendet wird das Format Verlaufsprotokoll.

Erstellen der Agenda

Das erforderliche und ausgewählte Protokollformat sollte dazu verwendet werden, eine prägnante Agenda zu erstellen. Die Agenda gibt Ihnen dann einen Überblick, damit Sie Protokollteile während des Treffens schneller erfassen können.

  •   Abhängig von der Formalität des Treffens fragen Sie den Vorsitzenden, den Mitorganisator und die Teilnehmer nach Input/Hilfe bzgl. der Themen oder nach Rahmenänderungen.
  •   Sie könnten dabei geparkte Elemente und Spezifikationen aus früheren Meetings als Tagesordnungspunkte übernehmen.
  •   Hängen Sie relevante Dateien und Dokumente für die Teilnehmer bereits vor der Besprechung an, um diese überprüfen zu lassen.
  •   Die Agenda sollte entscheidungsorientiert sein.
  •   Sorgen Sie für Updates auf Aktionselemente bereits vor dem Meeting.

Meistens enthält eine Protokoll-Software auch ein Agenda-Modul, das es einfach macht, die Agenda zu erstellen; allerdings kann man auch mit Word-Vorlagen arbeiten. Einige Werkzeuge erleichtern die Kooperationsmöglichkeiten für Mitorganisatoren und Teilnehmer, je nachdem wie viel Kontrolle Sie bei der Agenda-Erstellung haben möchten.

Protokollführen während des Meetings

Das Führen des Protokolls während des Meetings bedeutet eine große Verantwortung und kann deshalb recht einschüchternd sein, aber zu diesem Zeitpunkt haben Sie ja Ihre Agenda bereits erstellt. Sobald die Agenda ggf. durch den Vorsitzenden optimiert ist, sind auch Sie gut aufgestellt. Hier zusätzlich einige Tipps für das Führen des Protokolls:

  •   Beginnen Sie damit, die Anwesenheit festzustellen.
  •   Legen Sie Ihren Fokus auf Schlüsselpunkte und Entscheidungen der Gruppe und nicht auf einzelne Kommentare. Bei informellen Geschäftstreffen kann es jedoch vorteilhaft sein, auch einzelne Kommentare zu erfassen.
  •   Führen Sie ein objektives und professionelles Protokoll und versuchen Sie, beim Layout der Notizen konsistent zu sein.
  •   Sie sind für die Notizen verantwortlich, bitten Sie um Klarstellung oder fassen Sie die Entscheidung zusammen. Der Stuhl sollte die Entscheidung jedes Themas zusammenfassen, die Sitzung ordnungsgemäß zu veranstalten.
  •   In einem informellen Treffen können Sie Ihre Protokolle auf einem Projektor zeigen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer mit den Diskussionen und Entscheidungen einverstanden sind.
  •   Zuordnen von Aktionselementen nach den getroffenen Entscheidungen.
  •   Notizen darüber, wann die folgenden Treffen stattfinden sollen.
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Fertigstellen, Verteilen und Archivieren des Protokolls

Sobald das Meeting beendet ist, sollte das Protokoll möglichst umgehend an Teilnehmer und Mitglieder, die nicht teilnehmen konnten, verteilt werden, um weitere Entscheidungen und Handlungen zu ermöglichen:

  •   Wenn Sie und der Vorsitzende Protokolle zwecks Klärung nach dem Treffen bearbeiten, sollten Sie darauf achten, die wichtigsten Punkte der Diskussion und Entscheidungen nicht zu ändern.
  •   Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, machen Sie dies bereits kurz nach dem Meeting, solange Gespräche noch frisch im Gedächtnis der Teilnehmer sind. Das Gleiche einen Monat später hat keinen Sinn mehr.
  •   Wenn Protokolle noch nicht genehmigt sind, aber verteilt werden müssen, notieren Sie in der Kopfzeile des Protokolls, dass es "Nicht genehmigt" ist oder es sich lediglich um einen "Entwurf" handelt.
  •   Senden Sie Aktionselementen vorzugsweise mit einem Software-Tool, mit dem Sie dann dessen Status verfolgen können, z.B. Outlook oder Protokoll-Software
  •   Denken Sie daran, Ihre Protokolle zu archivieren, u.a. auch, weil einige Protokolle gesetzlich archiviert werden müssen. Verwenden Sie dazu ein gemeinsam genutztes Laufwerk, ein Dokumentverwaltungssystem oder ein Enterprise Meeting Management-System wie MeetingBooster